¿Cuándo seleccionas a los proveedores de un proyecto?

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¿Cuándo seleccionas a los proveedores de un proyecto?

Entramos en la fase de ejecución del proyecto, y llega el momento de realizar las compras que se decidieron durante la fase de planificación… Empieza el juego, ronda de contactos y comienza la evaluación de los que serán los proveedores del proyecto.

Efectuar las adquisiciones, este es el proceso que propone la Guía del PMBOK® para seleccionar vendedores y establecer acuerdos.

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Estructura del proceso

Entrada: ¿Qué necesitamos para empezar el proceso?

  • El plan de gestión de las adquisiciones.
  • Salidas del proceso de planificación: los criterios de selección de proveedores, las decisiones de hacer o comprar.
    • Los documentos de las adquisiciones que utilizamos para solicitar formalmente las propuestas a posibles vendedores. Solicitud de información (RFI), solicitud de cotización (RFQ), solicitud de propuesta (RFP)…
    • El enunciado del trabajo referente a las adquisiciones (SOW): incluye las especificaciones, la cantidad, niveles de calidad, datos y período de desempeño, y otros requisitos.
  • Los documentos del proyecto y las propuestas de los vendedores.
  • Lo que define el contexto en la empresa: los activos de los procesos de la organización.

Herramientas/técnicas para llevar a cabo el proceso:

  • Conferencia de oferentes
  • Técnicas de evaluación de propuestas
  • Estimaciones independientes
  • Juicio de expertos
  • Publicidad
  • Técnicas analíticas
  • Negociación de adquisiciones

Salidas: ¿qué obtengo al final del proceso?

  • Los vendedores seleccionados, acuerdos y los calendarios de recursos.
  • Las solicitudes de cambio.
  • Las actualizaciones a los documentos y al plan para la dirección del proyecto.

Conclusión

Todos los criterios y especificaciones que se hayan establecido durante la fase de planificación nos permitirán enfrentarnos a este proceso con más aplomo. La selección y negociación con los proveedores en grandes organizaciones podría resultar largo y tedioso.

Finalmente, el acuerdo respecto a los términos y condiciones entre ambas partes se materializará con un contrato legal.

Volveremos sobre este proceso para analizarlo con más detenimiento. RFQs, RFPs… ¿quién no se ha encontrado con uno de ellos entre las manos?

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